Per chi ha un’azienda uno degli aspetti più complessi e impegnativi da gestire è quello inerente le ferie dei dipendenti. Si tratta di un’attività che andrebbe sempre programmata per tempo, sia durante il periodo estivo che in quello invernale, quando non è meno frequente che i collaboratori o gli stessi datori di lavoro possano decidere di predisporre dei momenti di pausa.
La pianificazione delle ferie si rivela essenziale per evitare di trovarsi con meno risorse di quelle necessarie per portare avanti la propria attività, con tutte le spiacevoli conseguenze del caso. Inoltre, permette di mantenere un rapporto di fiducia e chiarezza tra le parti, senza che subentrino possibili incomprensioni.
Non mancano gli accorgimenti in grado di fare la differenza nella gestione delle ferie invernali dei dipendenti, alcuni dei quali possono essere applicati alla luce degli ultimi sviluppi che hanno interessato le nuove tecnologie. In questo articolo ci soffermiamo su quelli più efficaci.
Il valore aggiunto di un software per la gestione di ferie e permessi
Una delle soluzioni più valide per chi si occupa dell’amministrazione dei dipendenti è quella di dotarsi di un software per la gestione di ferie e permessi a cui il collaboratore può accedere in completa autonomia e non solo da PC, ma anche tramite app per smartphone e tablet.
Questo tipo di programma consente di semplificare la procedura di richiesta e approvazione di ferie e permessi, avendo un quadro esatto di quanto concordato, che rimane così sempre a disposizione per tutte le parti coinvolte nel processo: addetti del comparto amministrativo, lavoratore, datore di lavoro, responsabili delle risorse umane e via dicendo.
Ogni singola richiesta viene visualizzata tempestivamente dalla figura preposta all’approvazione e, allo stesso tempo, il dipendente può effettuarla in pochi clic.
Inoltre, questa tipologia di software può anche permettere di rilevare le presenze del personale ed elaborare i turni di lavoro.
Pertanto, qualora si avessero dei dubbi su quando la persona si trova in ferie è possibile accedere alle informazioni registrate all’interno del programma e consultare il foglio presenze e assenze, cosa che può fare lo stesso dipendente.
Insomma, un programma per la gestione di ferie e permessi e più in generale dei dipendenti dà modo di occuparsi a 360° di questi aspetti, integrandoli al meglio nei processi aziendali.
Un criterio unilaterale per l’approvazione
Non tutti i periodi dell’anno presentano il medesimo livello di produttività per le imprese: la stagione invernale può quindi rivelarsi un momento preferenziale affinché il dipendente richieda delle ferie oppure il contrario.
Di questi elementi il datore di lavoro dovrà essere perfettamente a conoscenza, così come i suoi collaboratori più stretti nella gestione delle risorse umane. Ciò gli permetterà di programmare nel momento migliore la “sua parte di ferie”, adottando un criterio di approvazione unilaterale per le richieste di tutti i dipendenti. Fare delle disparità, infatti, è assolutamente da evitare, in quanto controproducente e poiché può creare dei precedenti a cui sottrarsi in futuro diventa più difficile.
Se c’è un periodo che risulta particolarmente ambito da tutti è bene fare in modo che non vada sempre alla stessa persona, accontentando a turno un po’ tutte le risorse che possono essere interessate.
Controllare le ferie maturate
È buona prassi, prima di approvare il piano ferie - e vale per quelle estive come per quelle invernali - verificare se il dipendente ha effettivamente maturato ciò che va a richiedere, così da sapere se ha senso o meno convalidare una determinata proposta.
Se poi ci si accorge che le ferie maturate sono tante, è bene fare in modo che il collaboratore possa consumarle gradualmente e andare in vacanza, questo per più ragioni: per evitare che debba “smaltire” le ore tutte in una volta e poi per non dover pagare in busta paga quanto non goduto (se trattasi di ferie non obbligatorie) in relazione alle disposizioni del CCNL di riferimento.
Un software per la gestione di ferie e permessi permette anche in questo caso di avere tutto sotto controllo, sapendo esattamente cosa il dipendente ha maturato, cosa ha goduto e le ore che è bene utilizzi prima di dover sostenere dei costi aggiuntivi importanti per l’impresa.
La trasparenza, prima di tutto, anche per la revoca delle ferie
Adottare una comunicazione all’insegna della trasparenza è essenziale, all’interno dell’azienda e dovrebbe essere sempre fatto con tutti: sia con l’ultimo collaboratore assunto sia con il manager che c’è da più tempo.
Ciò parte prima di tutto dal fatto di rendere chiari sia i criteri che le procedure che si intende seguire per l’approvazione delle ferie, persino per quanto concerne l’eventuale revoca di giorni già autorizzati.
Gli imprevisti capitano, ma è come vengono gestiti a fare la differenza. La revoca delle ferie andrebbe fatta unicamente in presenza di situazioni eccezionali, così come l’accettazione di eventuali richieste di modifiche da parte del dipendente. Diversamente, se il datore di lavoro cambia idea, il collaboratore può persino richiedere un risarcimento per i costi sostenuti in occasione delle vacanze: una situazione da evitare il più possibile.
